Blogje

“Lista personale”: Jo më shumë gjëra njëherësh!

Nga: Pikkom

Data 06-06-2017

Të bërit të shumë gjërave njëherësh është ndoshta aftësia më e mbivlerësuar e jetës moderne. Kështu përthithet e gjithë glukoza e oksigjenuar e trurit gjë që manifestohet në rënien e përqendrimit, në vështirësinë për të kryer detyra të caktuara në kohë të caktuara dhe është në fakt një iluzion i kotë. Vetëm 3% e popullsisë janë ata që realisht mund të kryejnë një sërë detyrash njëherësh, sipas një studimi të Universitetit të Ohio. Pjesa tjetër thjesht mendon se është e aftë të bëjë të njejtën gjë.

Janë zhvilluar një sërë sistemesh për të na ndihmuar të shpëtojmë nga listat e pafundme të gjërave për t’u bërë, që e kthejnë çdo punë në një listë të pashpirt detyrash. Një sistem i tillë, është edhe “Lista Personale,” që është emërtuar sipas konceptit japonez të proçesit të prodhimit të implementuar në Toyota në fundin e viteve 1940.

Në terma industrialë, Lista (“Kanban”) mbështetet në shenjuesit e çdo produkti që fut në proçesin e prodhimit. Vetëm një numër i caktuar i shenjuesve mund të futet në proçes në një kohë të caktuar dhe duhet t’i takojë respektivisht një pjese të caktuar të makinës.

James Benson, një planifikues urban në Seattle dhe autor i librit Personal Kanban: Mapping Work — Navigating Life, thotë se Kanban industrial ishte një mënyrë për Toyota që të parandalonte mbiprodhimin. Ai ka adaptuar një sistem për të reduktuar mbingarkesën emocionale në lidhje me të paturit të shumë gjërave për të bërë.

Lista personale funksionon në bazë të dy parimeve: Të bërit të punës së dukshme dhe Të limituarit të numrit të punëve në zhvillim.

Të ndërtuarit të një sistemi është e thjeshtë:  

  • Gjeni një tabelë e cila ju mundëson të përdorni magnete apo gjilpëra me kokë. Krijoni tre kolona: Opsione, Duke bërë dhe Të bëra.
  • Shkruani detyrat tuaja personale në letra të ndara. Më pas këto detyra vendosini në kolonën Opsione.
  • Nga ajo kolonë, zgjidhni jo më shumë se tre dhe zhvendosini në kolonën e mesit “Duke bërë.” Më pas sigurohuni që të përcaktoni një kohë të nevojshme për të kryer detyrat që jeni duke bërë.
  • Kur një detyrë kryhet, zhvendoseni në kolonën “Të bëra” dhe zgjidhni një opsion të ri për ta vënë në kolonën “Duke bërë.”

Kolona “Opsione” e bën të mundur të shihni gjithçka ndodhet në listën e gjërave për t’u bërë duke aksesuar çfarë mund të manaxhohet dhe çfarë jo. Kolona e mesit është ajo që ka më shumë rëndësi për momentin sipas Benson dhe nuk duhet të mbajë kurrë më shumë se tre detyra. Mund ta minimizoni sasinë e detyrave që duhet të bëni nga tre në një nëse dëshironi. Pjesa më e madhe e jona kanë të paktën dy prioritete konkuruese në një kohë të caktuar, ndërkohë që një i tretë qendron aty pak më pasiv. Të ngjeshurit të më shumë se tre objektivave në kolonën e gjërave për t’u bërë në atë moment nënkupton që po taksoni trurin tuaj dhe po e ngadalësoni për rrjedhojë.  

Të filluarit dhe të lënit pa përfunduar të disa projekteve njëherësh shkakton atë që quhet efekti Zeigarnik, të emërtuar sipas Bluma Zeigarnik, një psikiatre ruse e cila në vitin 1920 zbuli që njerëzit priren më mirë të kujtojnë detyrat e papërfunduara se ato të përfunduara. Detyrat e papërfunduara janë shqetësime konjitive.

Kështu pra mënyra e Listës Personale e ndan situatën në katër detyra:

Joshja në lidhje me kolonën “Të bëra” nuk ka nevojë për përmirësime. Studimet kanë treguar që përftojmë një shkarkim dopamine sa herë themi “U bë.” “Akti i mbarimit është vetëpërmbushës,” shton Benson.

Së fundmi, ai kërkon që ky model të ndihmojë njerëzit të gjejnë vetveten. Ky është një qëllim për të cilin ia vlen të bëhen përpjekje, edhe nga ana e atyre që duan të lexojnë për sistemet produktive. “Ne mbingarkohemi aq shumë dhe harrojmë kush jemi, çfarë mund të bëjmë dhe çfarë na bën këta që jemi,” thotë ai. “Ne fillojmë të besojmë që jemi thjesht njerëz që mbushim hapësirën.”

Në teori ose praktikë, sistemet më të mira të manaxhimit të kohës nuk kanë lidhje me shtimin e produktivitetit, por me përpjekjet për të qenë njerëzorë.

Burimi: www.qz.com